Como emitir as notas fiscais depois de ultrapassar o sublimite do Simples Nacional?

Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, ultrapassar o limite de faturamento anual pode ser um sinal de crescimento, mas também gera uma importante mudança nas obrigações fiscais, especialmente na emissão de notas.

Para 2026, nenhum estado manifestou interesse em reduzir o sublimite. Esta decisão fica automaticamente estendida aos respectivos municípios. 

Com isso, por intermédio da Portaria CGSN nº 54/2025, foi mantido o sublimite de até R$ 3,6 milhões de faturamento anual. Na esfera federal, o limite do Simples Nacional é de receita bruta igual ou inferior a R$ 4,8 milhões. 

Quando uma empresa excede o sublimite do Simples Nacional ela é obrigada a mudar a forma como emite suas notas fiscais relativas a esses tributos.

O que acontece ao ultrapassar o Sublimite?

Ao estourar o sublimite em faturamento, a empresa é excluída do recolhimento do ICMS e do ISS dentro do Simples Nacional para o ano-calendário seguinte.

• Impacto no ICMS e ISS: A partir desse momento, a empresa passa a recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Serviços (ISS) fora do Simples Nacional, seguindo as regras aplicáveis às demais empresas do regime de Lucro Presumido ou Lucro Real.
• Tributos Federais: Os demais tributos federais (como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e IPI) continuam sendo recolhidos pelo Simples Nacional até que o limite máximo de R$ 4,8 milhões seja ultrapassado.

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Como emitir as novas notas fiscais?

A maior mudança prática está na emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de venda (ICMS) e da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) (ISS), que agora devem detalhar a tributação como uma empresa que não está mais no Simples Nacional para esses impostos.

1. Notas Fiscais de Venda (ICMS)

A empresa que ultrapassou o sublimite deve seguir os procedimentos fiscais do regime “Regime Normal” para o ICMS.

• Destaque do ICMS e IPI: O principal ajuste é o destaque do valor do ICMS e do IPI diretamente na nota fiscal, o que não era permitido quando a empresa recolhia esses impostos pelo Simples Nacional.
• Códigos Fiscais (CFOP e CST): Deve-se utilizar os Códigos de Situação Tributária (CST) para o ICMS e IPI, em vez do Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN). O CST indica a forma de tributação (tributado integralmente, com redução de base, etc.).
• Alíquotas: As alíquotas de ICMS e IPI a serem destacadas devem ser as definidas pela legislação estadual e federal para o Regime Normal, e não mais as alíquotas da tabela do Simples Nacional.

2. Notas Fiscais de Serviço (ISS)

Para o ISS, a empresa passa a recolher o imposto diretamente na alíquota municipal aplicável, e não mais na alíquota unificada do Simples Nacional.

• Prefeituras: A emissão de NFS-e geralmente é feita pelo sistema da prefeitura. O sistema deve ser configurado para indicar que a empresa não é mais optante pelo Simples Nacional (ou que o ISS é devido fora do Simples).
• Retenção: A nota deve informar a base de cálculo e a alíquota do ISS. Em alguns casos, o imposto pode ser devido por substituição tributária ou retenção pelo tomador do serviço.

Atenção aos prazos

O momento da mudança na emissão das notas depende de quando o sublimite foi ultrapassado:

• Ultrapassagem com margem: Se o faturamento ultrapassou o sublimite em até 20% (ou seja, até R$ 4,32 milhões), a exclusão do ICMS e ISS ocorre apenas a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
• Ultrapassagem com grande margem: Se o faturamento ultrapassou o sublimite em mais de 20% (ou seja, acima de R$ 4,32 milhões), a exclusão do ICMS e ISS é retroativa aos efeitos do excesso de faturamento. Nesses casos, a empresa precisa reemitir as notas e fazer o recolhimento retroativo.

Uma última recomendação. A transição exige uma reconfiguração completa do sistema emissor de notas fiscais e do planejamento tributário. 

É indispensável o acompanhamento de um contador para garantir que os novos códigos (CST/CFOP) e alíquotas sejam aplicados corretamente, evitando multas e autuações fiscais.

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