Como escolher a contabilidade para sua empresa: 10 dicas essenciais para avaliar a qualidade

Escolher uma contabilidade pode ser um desafio. Os primeiros passos do empreendedorismo envolvem diversas preocupações: investimento, localização, equipamentos, equipe, clientes, marketing…e a contabilidade entra nesta conta. 

Nesse cenário, é comum o profissional escolher a primeira contabilidade indicada e não priorizar uma análise mais profunda na hora de decidir. 

Mas, vale lembrar: a relação entre empresa e contabilidade é a longo prazo e pode definir o sucesso do seu negócio. Além disso, a contabilidade certa pode simplificar a burocracia com que você lida todo mês e poupar seu tempo e dinheiro. 

Por isso, escolher uma contabilidade é uma decisão estratégica. 

Se você está iniciando nesta jornada e ainda não sabe como escolher uma contabilidade para a sua micro e pequena empresa, acompanhe o checklist abaixo. 

Separamos 10 dicas para ajudar você na decisão. 

1. Abertura de empresa e prazos

Tudo começa pela abertura do CNPJ. Antigamente, esse processo podia ser lento e exigir diversas visitas a órgãos públicos. Hoje, não precisa mais ser assim. 

A dica é encontrar uma contabilidade que ofereça a solução de abrir CNPJ online, evitando que você gaste tempo com filas e deslocamentos. 

Se você tiver urgência na emissão do CNPJ para começar a emitir notas fiscais, lembre-se de que o prazo para a emissão do CNPJ pode ser diferente do prazo para iniciar a emissão de notas. Caso a agilidade seja importante no seu processo, considere contabilidades que têm procedimentos bem definidos e trabalham com rapidez. 

Também é importante que o escritório contábil acompanhe todo o processo de abertura e mantenha você informado sobre cada etapa.

Vale destacar que, com exceção do MEI, todas as empresas precisam ter um contador, de acordo com o artigo 1.179 do Código Civil. 

2. Orientação para os primeiros passos

No processo de abertura da empresa, muitas dúvidas podem surgir. Opte por contabilidades que ofereçam um onboarding estruturado para orientar você desde os próximos passos. 

É importante entender quais são suas responsabilidades mensais como sócio. A contabilidade deve detalhar declarações, guias e prazos obrigatórios para manter o CNPJ sempre regular. 

3. Canais de atendimento

Conseguir falar com sua contabilidade em diversos canais e com horário estendido é um ponto importante para quem leva uma rotina corrida e busca praticidade. 

Antes, o diferencial era o atendimento presencial. Hoje, as possibilidades de comunicação tornam o contato digital mais ágil e próximo, já que você consegue acionar o contador com facilidade. 

Caso o seu dia a dia seja corrido, é recomendável contratar uma contabilidade que ofereça atendimento em horário estendido. Há contabilidades que oferecem atendimento multicanal via e-mail, WhatsApp e telefone até 22h. 

Dependendo da sua necessidade, pode ser interessante ter um assessor dedicado ao seu CNPJ. Algumas contabilidades oferecem esse serviço, seja para emissão de notas fiscais ou para ter uma consultoria técnica mais próxima. 

4. Transparência de custos

Confiar em quem gerencia parte do seu dinheiro é fundamental. Por isso, a contabilidade escolhida deve ser transparente sobre os custos da contabilidade. 

Desde o começo, você deve saber quanto vai custar seu plano mensal de contabilidade e não correr o risco de ser pego de surpresa com valores extras, como a cobrança de 13º honorário (ou 13ª mensalidade). 

É comum que os escritórios cobrem pela abertura do CNPJ. Os valores podem variar entre R$ 300 e R$ 1.000, dependendo das necessidades. No entanto, há contabilidades que não cobram por esse serviço. 

Por fim, verifique se o certificado digital para empresas está incluído na mensalidade ou no pacote de abertura. O certificado digital é um grande aliado, permitindo que muitos

processos sejam feitos online. Quando incluído na mensalidade, pode representar uma boa economia. 

Já entre os custos de mensalidade, as contabilidades online tendem a oferecer melhor custo-benefício. 

5. Experiência e carteira de clientes

Na hora de escolher, verifique os anos de experiência e o tempo de mercado da contabilidade, além das credenciais de seus especialistas. Esses fatores demonstram seriedade e credibilidade. 

Também é útil verificar quantos clientes o escritório atende. Esse número pode reforçar a autoridade, indicando que muitas empresas já experimentaram o serviço e confiam na qualidade da contabilidade. 

6. Expertise por segmento

Verifique se a contabilidade possui especialistas na sua área. Muitas vezes, mesmo que a contabilidade atenda clientes de diferentes segmentos, ela possui equipes especializadas em diferentes profissões. 

Para isso, procure entender, junto ao escritório, se ele atende profissionais da mesma atividade que você e os diferenciais que oferece. Por exemplo, se você é médico, é importante que a contabilidade tenha experiência em registrar sua empresa junto ao CRM. Se você é advogado, que domine os processos de registro na OAB. 

O diferencial está no conhecimento técnico para conduzir e executar esses processos e, se a contabilidade tiver uma equipe focada na sua profissão, a adaptação tende a ser mais fácil. 

Além disso, é importante conseguir entrar em contato com os especialistas por diferentes canais para resolução de dúvidas e suporte contábil. 

7. Tecnologia

Para quem valoriza a agilidade no dia a dia, a contabilidade online é uma grande aliada. Há algumas contabilidade que oferecem soluções tecnológicas rápidas e fáceis de usar, além do fato de que essas ferramentas diminuem erros contábeis. 

Por meio de plataformas online, você consegue emitir suas notas fiscais de forma automatizada, verificar impostos e acompanhar em tempo real a vida financeira do negócio. 

Algumas contabilidades oferecem plataformas para acesso do cliente em que o empreendedor pode conferir como está o andamento das obrigações fiscais da empresa, além dos valores cobrados nos impostos.

8. Avaliações e reputação

Ferramentas de avaliação, como o Google My Business e o Reclame Aqui, podem indicar o nível de satisfação dos clientes do escritório e se um escritório de contabilidade é bom. Uma boa dica é, no caso do Google My Business, avaliar se a nota é superior a 4,5 e se responde às avaliações e comentários. 

Já no Reclame Aqui, veja se a empresa tem selo de RA1000, se responde às reclamações e qual é o grau de resolutividade das reclamações. Outra forma de verificar o comprometimento da empresa com os clientes é consultar se a contabilidade já foi indicada ao Prêmio Reclame AQUI. 

Entre os demais reconhecimentos que atestam boa reputação, verifique se a contabilidade possui reconhecimento como líder no seu segmento, se possui premiações quanto à inovação e o que dizem os grandes portais de imprensa quanto aos serviços. 

Também consulte o número de contadores do escritório que são certificados pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade). 

Por fim, vale o reforço de verificar as formas de contato que você consegue ter com a contabilidade. Ter um atendimento multicanal que prioriza o cliente, com disponibilidade ampla de horário do suporte, é uma boa forma de atestar a qualidade dos serviços. 

9. Serviços complementares

Agora, entrando mais a fundo nos diferenciais, sai na frente a contabilidade que oferece soluções integradas aos serviços contábeis. 

Por exemplo, se você é um prestador de serviços que precisa emitir nota fiscal para receber na sua conta PJ, acaba tendo que utilizar diferentes plataformas, apps e links para realizar esta operação de forma correta. 

Se a sua contabilidade conseguir integrar os dados contábeis com os dados bancários, todo este processo vai ser muito mais fácil para você, incluindo até recursos de cobrança para esse cliente. E este pode ser um diferencial na escolha de uma contabilidade para prestador de serviços. 

Outro exemplo que é uma dor comum entre quem trabalha de forma autônoma: ficar sem plano de saúde. Verifique se a sua contabilidade tem parceiros para contratação de planos de saúde com descontos. 

10. Segurança

Por fim, vale verificar os certificados de confiança da contabilidade. Se optar por um modelo online, é fundamental que o tratamento dos dados esteja em conformidade com a Lei Geral

de Proteção de Dados (LGPD) e que haja processos internos robustos de armazenamento seguro, criptografia e backup de informações. 

Isso garante a confidencialidade e integridade de todas as operações contábeis e financeiras da empresa. 

Resumo do checklist: 

Resumidamente, na hora de escolher uma contabilidade, considere: 

1. abertura de CNPJ com processo online; 

2. processo de onboarding claro; 

3. confirme canais de atendimento e tempo de resposta; 

4. peça tabela de honorários e evite taxas ocultas; 

5. valide experiência e credenciais; 

6. verifique expertise em registros (CRM/OAB); 

7. avalie plataforma e automações; 

8. cheque avaliações no Google/Reclame Aqui; 

9. busque integrações e parceiros; 

10. confirme segurança e conformidade LGPD. 

Ainda tem alguma dúvida? O melhor caminho é conversar com especialistas do escritório de contabilidade e definir o que mais vale a pena para o seu momento atual. Escolher a melhor contabilidade para a empresa pode ser um processo muito mais leve quando você já sabe os critérios que mais importam para você.