Como fazer a folha de pagamentos sem erro?

Entre as várias funções de um gestor dentro de uma empresa, saber como fazer folha de pagamento é uma delas. Apesar do que muitos podem pensar, esse é um documento que vai além do registro dos salários líquidos dos funcionários.

A folha de pagamento, também conhecida como holerite, é um documento organizado pelas empresas a cada mês, registrando os dados trabalhistas de cada colaborador, fornecendo informações aos funcionários quanto aos seus salários.

Importância da folha de pagamento

Tendo função operacional, contábil e fiscal, a folha de pagamento é um documento obrigatório, previsto na lei (artigo 225 do Decreto 3048/1999), que mostra o salário líquido de um funcionário, ou seja, o valor com os descontos.

Essa é uma ferramenta fundamental para que a empresa possa controlar o seu setor financeiro, já que, por meio dela, a companhia pode comprovar as deduções dos impostos e dos benefícios, como o vale-transporte.

Com a folha de pagamento, os gestores têm controle do fluxo de caixa, evitando passar por processos trabalhistas ou pagamento de multas e indenizações por inadimplência. 

Já para os colaboradores, ela tem a função de comprovante de renda em financiamentos e aberturas de crédito, além de ser um documento importante para dar entrada no pedido de aposentadoria.

Dados obrigatórios

Apesar de ser um documento obrigatório e muito útil, poucas pessoas sabem como fazer uma folha de pagamento. Nós, da Nexoos, fizemos uma lista das informações obrigatórias para fazer a folha de pagamento. Confira:

• Dados do empregador;
• Dados do empregado, cargo e função;
• Deduções (INSS, FGTS e benefícios);
• Número de dias trabalhados;
• Valores das horas extras;
• Valor bruto e líquido do salário,
• Categoria do empregado (trabalhador avulso, segurado empregado, contribuinte individual, etc).

Etapas do cálculo da folha de pagamento

Apesar de ser um documento feito uma vez ao mês, seus dados devem estar sempre atualizados e organizados. Antes de saber como fazer a folha de pagamento existem três passos para começar o cálculo.

• Conferir os registros de admissões e demissões;
• Fechar o controle de ponto,
• Atualizar os benefícios e remunerações.

Nas empresas, a folha salarial é a soma de todos os dados contábeis de um funcionário, ficando de responsabilidade do setor financeiro transformar essas informações em códigos na folha de pagamento, discriminando o seu salário líquido. Veja abaixo as etapas de uma folha de pagamento.

1 – Categoria do funcionário

Um dos primeiros passos de como fazer folha de pagamento é o enquadramento de cada funcionário em sua categoria e convenção. Ou seja, os colaboradores, por lei, podem ser freelancers, CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), PJ (Pessoa Jurídica), entre outros, estando ligados a certos benefícios e descontos no salário.

Ao fazer a folha de pagamento, a categoria do funcionário deve ser clara, assim como condizer com os descontos realizados em seu pagamento.

2 – Carga horária

A próxima etapa é analisar a folha de ponto da sua equipe, onde devem estar registradas as horas trabalhadas e as extras, assim como o descanso remunerado e as jornadas adicionais, além de checar se houve faltas, justificadas ou não.

É na folha de pagamento que os atrasos e as faltas não justificadas são relatados detalhadamente e descontados do salário bruto, assim como as horas extras são adicionadas.

3 – Descontos de encargos sociais e Imposto de Renda

Na folha de salário devem estar registrados os descontos de encargos sociais, como o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) e o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço). Esse último tendo o desconto fixo de 8% sobre o salário bruto.

Para os funcionários de carteira assinada, domésticos ou trabalhadores independentes, o INSS possui a alíquota seguindo esta tabela:

• 8% para salários até R$ 1.830,29;
• 9% para salários entre R$ 1.830,30 e R$ 3.050,52,
• 11% para salários entre R$ 3.050,53 e R$ 6.101,06.

O teto da contribuição do INSS é de R$ 671,12 para funcionários com salários brutos iguais ou superiores a R$ 6.101,06. Com base no cálculo do INSS e do FGTS é feito o desconto do Imposto de Renda.

4 – Benefícios legais

Esses benefícios são os populares vales-transporte, refeição, alimentação , em alguns casos, cesta básica. A inclusão desses benefícios pela empresa pode gerar deduções no salário, como é o caso do vale-transporte, que pode descontar até 6% na folha de pagamento.

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Conteúdo original Nexoos