Como o Termo de Responsabilidade garante a segurança do Contador

O termo de responsabilidade é um documento crucial no segmento contábil, formalizando as atribuições e responsabilidades tanto do contador quanto do cliente. 

Embora muitas vezes não figure nas listas iniciais de documentos fundamentais, sua relevância para a segurança jurídica do profissional contábil é inegável.

O que é o Termo de Responsabilidade?

Termo de Responsabilidade é um documento legal que define claramente as obrigações e responsabilidades de cada parte envolvida na prestação de serviços contábeis, ou seja, o contador (ou escritório de contabilidade) e o cliente (empresa). 

Este documento se fundamenta no princípio da responsabilidade solidária, conforme estabelecido pela Lei nº 10.406/2002 (Código Civil), aplicável à atividade contábil. Portanto, a elaboração de um termo de responsabilidade individualizado para cada cliente é considerada uma prática obrigatória e fundamental.

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Importância para o Contador

A formalização de um termo de responsabilidade, juntamente com o contrato de prestação de serviços, oferece ao contador uma camada de proteção significativa. 

Ao explicitar que o profissional não compactuará com práticas ilegais ou com a negligência do empresário no cumprimento de suas obrigações, o termo serve como um inibidor de condutas inadequadas.

Além disso, o documento incentiva uma relação de maior parceria com clientes que buscam operar em conformidade com a lei. Estes clientes tendem a procurar o auxílio do contador com mais frequência, buscando orientação para realizar suas atividades de forma regular e evitar inconsistências.

Dessa forma, é crucial ressaltar que o termo de responsabilidade, por si só, não garante proteção judicial irrestrita ao contador. Para uma salvaguarda mais robusta, recomenda-se incluir uma cláusula contratual que preveja a suspensão dos serviços contábeis caso as condições estabelecidas no termo sejam descumpridas, até que a situação seja regularizada pelo empresário.

Adicionalmente, o termo atua como um guia para as ações do cliente, mesmo que este não tenha intenção de cometer irregularidades, auxiliando-o a compreender as responsabilidades que lhe cabem.

Elementos indispensáveis no Termo de Responsabilidade

Um termo de responsabilidade eficaz deve conter, no mínimo, as seguintes cláusulas:

• Identificação Completa das Partes Envolvidas: Dados do contador/escritório de contabilidade e do cliente (CNPJ, razão social, nome dos sócios, etc.).
• Descrição Detalhada dos Serviços Contratados: Especificação clara dos serviços que serão prestados.
• Definição Clara dos Direitos e Deveres de Cada Parte: O que se espera do contador e o que se espera do cliente.
• Prazo de Vigência do Acordo: Período pelo qual o termo é válido (recomenda-se renovação anual).
• Consequências em Caso de Rescisão Contratual: O que ocorre se o contrato for encerrado.
• Penalidades por Descumprimento do Acordo: Sanções em caso de não cumprimento das cláusulas estabelecidas.
• Assinaturas de Ambas as Partes: Formalizando o consentimento com os termos.

Leia também: Contador: Conheça 5 cuidados importantes ao elaborar um Termo de Responsabilidade

Elaboração e cuidados essenciais

Portanto, ao preparar um termo de responsabilidade, é fundamental que o contador ou escritório de contabilidade utilize modelos como base, mas personalize o documento para cada cliente, considerando suas demandas e rotinas específicas. A padronização excessiva pode não contemplar as particularidades de cada relação comercial.

Para profissionais que atuam com micro e pequenas empresas, a carta de responsabilidade de administração pode ser uma alternativa. No entanto, para outros tipos de empresas, é necessário formalizar um termo mais completo, seguindo as diretrizes mencionadas.

Todavia, além da elaboração e assinatura do termo, alguns cuidados adicionais são cruciais para garantir a proteção jurídica do contador:

1. Registro do Período de Abrangência: Indicar claramente o período de validade do termo, com a recomendação de renovação anual.
2. Cláusula de Suspensão de Serviços: Incluir uma cláusula contratual que permita a suspensão dos serviços contábeis em caso de descumprimento das condições do termo, até a regularização pelo cliente.
3. Exclusão de Responsabilidade por Perda de Prazos e Informações Incorretas: Informar que o escritório não se responsabiliza por perdas de prazos devido à falta ou incorreção de documentos fornecidos pelo cliente.
4. Exclusão de Responsabilidade por Má Gestão Financeira: Declarar que o escritório não se responsabiliza pela má administração financeira da empresa e por danos causados a terceiros (fornecedores, funcionários, etc.).
5. Desvinculação de Responsabilidade em Casos de Má-Fé: Incluir uma cláusula que isenta o contador de responsabilidade em situações de má-fé do empresário ou de seus funcionários.

Por fim, o termo de responsabilidade é uma ferramenta indispensável para a prática contábil, oferecendo uma estrutura clara de direitos e deveres e auxiliando na proteção do profissional contra condutas inadequadas e omissões por parte do cliente. 

Assim, a personalização do documento e a adoção de cuidados adicionais são essenciais para garantir sua eficácia e segurança jurídica.

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