A nota eletrônica é o documento fiscal mais utilizado hoje em dia. Tendo em vista que vivemos em um momento em que a tecnologia está muito presente na rotina das pessoas, a nota fiscal segue caminho já traçado por livros e jornais que foram se adaptando ao formato digital, tornando mais fácil e prático o acesso a eles.

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No entanto, algumas empresas, em determinadas ocasiões, pedem para esse documento online virar físico- e é aí que surge o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE.

Ele nada mais é do que uma síntese da NF-e. Embora não lhe substitua nem tenha validade fiscal, o DANFE serve para facilitar consultas a seu respeito, mediante análise da chave numérica com 44 algarismos.

Além disso, ele, normalmente, é utilizado para o acompanhamento do transporte de mercadorias, desde sua saída das mãos do vendedor até chegada ao destinatário. Dessa forma, o DANFE é a representação gráfica da NF-e, essencial para o trânsito de mercadorias (uma transportadora, por exemplo, não pode circular com produtos que não tenham o DANFE, sob pena de receber multa).

Esse documento auxilia, ainda, na escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de nota fiscal eletrônica, funcionando como um comprovante da operação.

A seguir, tire outras dúvidas sobre o DANFE.

O que não pode faltar no DANFE?

Além da chave de acesso da nota fiscal e do código de barras, que permite a leitura por leitor ótico, o DANFE precisa ter elementos como data, horário de saída e descrição da mercadoria, placa do veículo, transportadora e natureza da operação.

O layout também é padrão e está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, que pode ser encontrado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda. Nos casos em que todas as informações da nota ultrapassem uma página, na hora da emissão, é preciso que constem as seguintes informações nas folhas adicionais:

• Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver)
• A sigla DANFE e o que ela significa
• O número e a série da NF-e
• Tipo de operação (entrada ou saída)
• Chave de acesso e código de barras
• Número total de folhas

É muito importante que cada folha do DANFE possua os dados acima, pois eles se referem a diferentes produtos adquiridos por determinada empresa.

Como proceder com o DANFE?

O DANFE pode ser impresso antes da circulação de uma mercadoria, para que acompanhe o deslocamento e forneça aos profissionais do frete as informações necessárias até a chegada ao cliente.

Ele é, também, utilizado para obter a assinatura do destinatário na comprovação da entrega de determinado produto. Nas situações em que o destinatário não é contribuinte credenciado na emissão da nota fiscal eletrônica, o DANFE auxilia na escrituração das operações documentadas pela NF-e. Nesse caso, o documento é arquivado pelo prazo legal exigido para notas fiscais, ficando, desta forma, à disposição para quando houver necessidade.

Como emitir o DANFE

A recomendação é que se utilize o mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica, tendo em vista que, nos dois casos, os dados utilizados são os mesmos. Para emiti-lo, basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que ele também forneça o DANFE.

Um ponto importante é que o DANFE deve ser impresso em papel comum, no tamanho A4 e no máximo ofício 2, podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança para impressão de documento auxiliar de documento fiscal eletrônico, formulário contínuo ou pré-impresso.

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