eSocial em 2025: Novas Regras para Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

A partir de 2025, o sistema eSocial, já utilizado para a gestão de encargos trabalhistas, passará a centralizar as informações anteriormente reportadas na Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf). Essa mudança tem como objetivo facilitar o envio de dados à Receita Federal relacionados a pagamentos que sofreram retenção de Imposto de Renda.

A obrigatoriedade da declaração se estende tanto a pessoas físicas quanto a jurídicas, incluindo micro e pequenas empresas, assim como os Microempreendedores Individuais (MEIs) que estão sob o regime do Simples Nacional. As empresas que não cumprirem com essa nova obrigação poderão enfrentar penalidades financeiras que variam de 2% ao mês-calendário ou fração, podendo chegar até 20% do valor total do Imposto de Renda declarado na Dirf.

Para pessoas físicas, bem como para empresas inativas e optantes pelo Simples Nacional, a multa mínima é fixada em R$ 200. Nos demais casos, essa quantia sobe para R$ 500. A partir de janeiro deste ano, todos os eventos devem ser enviados utilizando o novo layout 1.3 do eSocial. É importante ressaltar que o sistema não realiza o cálculo automático do imposto, tal como acontece na Dirf.

A consultoria tributária IOB enfatiza a importância de atenção redobrada ao preencher determinados campos cruciais, como:

• Informações sobre dependentes
• Pensão alimentícia
• Plano de saúde
• Reembolso do plano de saúde
• Deduções de IRRF
• Previdência complementar

Erros no preenchimento exigirão que os meses com pendências sejam reabertos para correção em 2026. Para os pagamentos realizados em 2024, as empresas ainda têm até o dia 28 de fevereiro de 2025 para realizar a entrega da Dirf no site da Receita Federal.

A partir de 2026, apenas as declarações feitas por meio do eSocial e da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) serão aceitas como válidas para relatar informações referentes ao ano de 2025.

Orientações para o Preenchimento da Declaração

Para garantir a precisão dos dados apresentados no eSocial, é fundamental verificar se as informações dos dependentes registrados no sistema estão corretas, especialmente os números do CPF e dados relativos à incidência do IRRF. Caso o dependente seja pensionista, é necessário revisar as regras de rateio para assegurar que os valores informados estejam adequados.

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Além disso, recomenda-se utilizar sempre as rotinas do sistema para registrar informações sobre planos de saúde e previdência complementar, evitando lançamentos diretos nos holerites. A configuração do desconto simplificado também deve ser verificada cuidadosamente antes da liberação das informações.

Compreendendo a EFD-Reinf

A EFD-Reinf é um arquivo digital destinado às pessoas jurídicas e físicas como complemento ao eSocial. Esse documento deve ser gerado pelo sistema próprio do contribuinte ou responsável tributário e deve ser transmitido após a assinatura digital.

Quem Está Obrigado a Declarar?

A obrigatoriedade abrange todas as pessoas físicas e jurídicas que realizam pagamentos com retenção de Imposto de Renda na fonte ou contribuições sociais, incluindo PIS, COFINS e CSLL. Isso se aplica mesmo se tais pagamentos ocorrerem apenas em um único mês durante o ano.

Dentre os obrigados estão:

• Pessoas físicas e jurídicas que tenham efetuado pagamentos sujeitos à retenção do IRRF;
• Filiais ou sucursais com sede no exterior;
• Empresas individuais;
• Associações e organizações sindicais;
• Titulares de serviços notariais;
• Condomínios;
• Candidatos a cargos eletivos;
• Órgãos públicos.

A implementação dessas novas diretrizes representa uma mudança significativa na forma como as informações fiscais são geridas e apresentadas pelas empresas brasileiras.