eSocial para MEIs, micro e pequenas: como preparar sua empresa para a implantação do programa

Em julho deste ano o eSocial, plataforma de submissão de informações fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciárias será obrigatório aos MEIs e às micro e pequenas empresas, ocasionando importantes alterações nas rotinas administrativas de grande parte dos negócios do Brasil.

Para termos uma ideia do potencial impacto, até o momento, apenas as empresas que faturaram mais de R$ 78 milhões em 2016 começaram a submeter suas informações ao programa. Isso representa cerca de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores. Em breve, serão mais de 9 milhões de empresas e 52% dos empregos com carteira assinada no país. Por isso, quem ainda não se preparou, já está atrasado e deve iniciar o processo imediatamente.

Visando isso, deve-se evitar alguns erros comuns. Muitas empresas pensam que a responsabilidade da submissão dessas informações fica concentrada apenas no setor de recursos humanos e departamento pessoal. No entanto, todos os setores precisam estar engajados. Isso porque o sistema também envolve informações fiscais, contábeis, legais, de segurança, saúde e tecnologia da informação, entre outros. Todas as áreas da organização, portanto, precisam se comunicar: o eSocial não permite mais o isolamento.

Para evitar surpresas, os gestores precisam se preocupar em criar uma cultura de união entre os mais diversos segmentos. É de responsabilidade deles rever processos de trabalho para fortalecer a urgência desses setores estarem alinhados. Além disso, é necessário que os colaboradores sejam treinados com o objetivo de atualizar o conhecimento técnico das normas legais trabalhistas e previdenciárias. Garantindo, dessa forma, uma implantação assertiva do eSocial, evitando prejuízos, como autuações e multas.

Mesmo que sua empresa decida utilizar um escritório de contabilidade para o preenchimento e envio dos eventos, não caia no erro de achar que a responsabilidade passará a ser apenas da parte contratada. Vale lembrar que as informações necessárias serão repassadas ao escritório pelos funcionários da empresa. Portanto, caso seja reportado de forma incorreta aos contadores, os eventos serão replicados erroneamente no sistema.

O caminho para a preparação passa por diversas etapas importantes. Visando auxiliar este processo, separamos alguns pontos de atenção:

1. Abrace o eSocial o quanto antes.Deixar para se preocupar com o eSocial apenas em julho é uma atitude “suicida”. Se agir dessa forma, a empresa não terá tempo hábil para se preparar, treinar seus colaboradores, proceder a reciclagem e, principalmente auditar as rotinas de trabalho com a finalidade de suprimir os erros e vícios adquiridos para evitar autuações e imposições de pesadas multas.
2. Traga seus processos para a luz da legislação. Certifique-se de que a empresa está de acordo com as normas legais.
3. Audite a origem de cada informação e sua qualidade, isto vai garantir a assertividade da implantação do sistema eSocial. Até mesmo para utilizar softwares é necessário contar com profissionais competentes e treinados.
4. As informações inseridas no eSocial serão validadas pela Receita Federal. Portanto, é necessário poder comprovar documentalmente, quando solicitado, o que foi inserido.
5. Se identificar algum descumprimento da legislação ou não observância dos processos estabelecidos, faça a correção imediatamente, pois as inconformidades poderão gerar autuações e multas.
6. Tenha em mente que a preparação para a futura implantação do eSocial é um investimentoque não acarretará apenas na redução dos custos empresariais (passivo trabalhista, multas, etc.), mas evitará dissabores com a fiscalização.

Por Milena Santos, gerente de Conteúdo Regulatório e Legal da Sage Brasil