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Fechamento de caixa: Como fazer?

Foto: Marcello Casal Jr/Agência Brasil

O fechamento de caixa é um procedimento para controle financeiro que consiste na conferência das entradas e saídas em caixa, de forma que ao final do expediente os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia. Ele irá te ajudar e muito a controlar sua empresa melhor.

Quem fará o fechamento de caixa?

Fechar o caixa é um compromisso. Portanto, precisa de uma pessoa responsável pela tarefa. Em empresas pequenas, é provável que ela seja de competência do próprio dono. Seja como for, quem for designado deve ter disciplina para tanto.

Abertura do caixa

Ao fazer a abertura do caixa, dê entrada no valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de caixa (Suprimento). Trata-se de uma pequena quantia contendo cédulas e moedas, que ficará a disposição do operador tanto para dar troco, quanto para o pagamento de pequenas despesas no decorrer do período.

Registre todas as transações

Esse passo requer atenção extra e é um método eficiente para que todas as movimentações financeiras sejam registradas corretamente. Seja ela manual ou utilizando um software de gestão, o profissional responsável deverá ser capaz de anotar cada uma das transações e analisá-las no fim do expediente.

Quando for necessário fazer um reforço de caixa, ou seja, quando o troco acabar, também faça um registro minucioso.

Você pode separar as transações da seguinte forma:

Comprovantes de venda com cartão de débito;
Comprovantes de venda com cartão de crédito;
Cheques à vista;
Cheques pré-datados;
Tickets (quando sua empresa aceitar)

Conferência de valores do caixa

Para fazer o fechamento de caixa é importante que você conte os valores separados por tipo de movimentação, desta forma:

Dinheiro (moedas e notas);
Cheques (à vista e pré-datados);
Cartões de crédito e débito;
Tickets (se a sua empresa aceita esta forma de pagamento);
Pagamentos de despesas diversas;
Vales para funcionários.
Durante esta contagem de valores podem surgir divergências causadas por diversos motivos, como troco errado, sangrias que não foram registradas, troca de mercadorias sem que se tenha dado baixa ou até a falta de registro de alguma transação.

Quais as vantagens de um fechamento de caixa correto?

Maior precisão com a gestão financeira da empresa;
Corte de despesas e desvios de verba;
Melhor organização dos recursos financeiros do seu empreendimento;
Fácil identificação em possíveis falhas no controle financeiro;
Otimização dos lucros através da eliminação de perdas desnecessárias;
Aprimoramento e melhor capacitação dos funcionários responsáveis pela função;
Possibilidade de gerar relatórios diários sobre a movimentação financeira do seu empreendimento.

Afinal por que devo fazer o fechamento de caixa?

Muitas empresas fecham por falhas na gestão financeira. Quando falta um controle sobre os valores que entram e sobre os valores que saem do caixa, o empresário sujeita seu negócio a um sério risco e quando der conta do erro pode ser tarde demais e quase impossível reverter os danos.

Retiradas não programadas, misturar o dinheiro da empresa com o do empresário são péssimos hábitos e se fizer isso sem registra-las é igual um problema anunciado e isso pode se repetir inúmeras vezes e a quantia tende sempre a aumentar sem que esses valores se retorne para a empresa.

Outro problema é fazer uma cobrança errada, como, por exemplo ao vender um produto errar no preço, ou até mesmo errar no troco ao cliente. Isso pode passar despercebido inúmeras vezes o que gera problema ao comercial e ao cliente que é a péssima experiencia que o cliente tem em comprar em sua empresa, e talvez você nunca perceba o por quê perdeu dinheiro.

Agora podemos analisar por outro lado, vamos dizer que você encontre mais dinheiro no caixa do que acreditava ter. Por onde esse dinheiro veio? Então é necessário fazer o fechamento de caixa para que se apure essas diferenças diariamente. Para isso podemos e devemos usar um sistema de gestão o que irá facilitar e muito a organização financeira da sua empresa com fluxo de caixa e diversos relatórios gerenciais.

Dicas de como fazer um bom controle e fechamento de caixa

Saiba qual o seu saldo inicial na abertura do caixa
Lance os recebimentos, pagamentos e as compras e vendas corretamente
Verifique o seu saldo final no fechamento do caixa

Erros no fechamento do caixa são comuns, as pessoas não percebem o erro ao realizar o fechamento de caixa e continuam com saldo errado dia após dia. Sempre deve-se começar o caixa colocando o saldo inicial correto.