A legislação é ampla e rigorosa. São muitas normas, incisos, parágrafos e adendos. Por tantos detalhes, às vezes, é possível deixar que algum deles passem despercebidos, trazendo prejuízos, tanto às pessoas quanto às corporações.

Porém, quando nos referimos às empresas, especificamente, os prejuízos podem ser ainda maiores, visto que os recursos são a base para o desenvolvimento e para a gestão eficaz.

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Para que os gestores tenham a segurança de que sua empresa e equipes estejam cumprindo com a legislação, é importante possuir tecnologias que atendam às normas estabelecidas. Neste cenário, encaixam-se obrigações trabalhistas como segurança do trabalho, saúde ocupacional, jornada de trabalho, eSocial, entre outros.

Você é gestor ou Diretor Administrativo e não tem segurança suficiente para afirmar que sua empresa está atualizada com a legislação? Você sabia que com a chegada do eSocial, que entra a vigorar em janeiro de 2018, sua empresa está sujeita a penalidades financeiras? Sabe quais são elas? Já adequou seus processos para evitar essa multa? Confira mais informações sobre o assunto neste post, produzido especialmente para você!

O que é o eSocial?

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é uma ferramenta eletrônica criada pelo governo federal através do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014.

Parte integrante do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, o eSocial tem o objetivo de unificar a prestação de informações das empresas aos órgãos do governo. Englobam esses dados as informações fiscais, previdenciárias, comerciais e trabalhistas. Todas essas informações serão armazenadas em um cadastro único, para que todos os órgãos integrantes do projeto tenham acesso.

O eSocial é uma ferramenta obrigatória imposta a todas as organizações, independentemente do seu porte, objeto ou segmento. Até mesmo os empregadores domésticos deverão cadastrar as informações de seus empregados no sistema.

A intenção dessa plataforma virtual é registrar as informações das rotinas dos empregadores de forma online, tornando o processo mais simples.  Quanto você e sua empresa sabem sobre eSocial?

A legislação do eSocial

A legislação para o eSocial, assim que implantado, é rígida. Se antes os prazos de envio eram mais largos, com a chegada do eSocial, o cadastramento das informações passa a ser instantâneo. Confira:

• Prazos: Para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016, o prazo de envio das informações ao eSocial é janeiro de 2018. Já para julho de 2018, deverá haver a prestação de informações SST. Para os demais empregadores, o prazo de envio é para julho de 2018, enquanto a prestação de informações SST ficará para janeiro de 2019.
• Multas: Para as empresas que não cumprirem com os prazos estabelecidos, as multas estabelecidas serão de 0,2% sobre o faturamento, em casos de informações incorretas, incompletas ou omitidas.

Afinal, o que muda?

A principal mudança interna da empresa com a chegada do eSocial é, sem sombra de dúvidas, a dacultura organizacional. Isto é, antes de tudo, será necessário conhecer os principais impactos da implantação do eSocial na corporação, com atualizações constantes dos manuais e atos normativos, por exemplo.

A partir desse conhecimento, inicia-se uma mudança cultura organizacional, onde passa a se entender que os prazos de envio de informações serão reduzidos e, para que isso seja superado sem grandes problemas, será necessário executar um planejamento estratégico com o envolvimento de todos os setores, para então criar o projeto eSocial na empresa.

Depois, é possível observar que deverá haver mudança no que tange o comprometimento da equipe. Afinal, haverá novas demandas nos processos de admissão, desligamentos, nas alterações e qualificações cadastrais, na saúde e medicina do trabalho, nas notas fiscais de aquisição e comercialização de produto rural, entre outros.

Em resumo, o eSocial traz algumas mudanças importantes que devem ser observadas o quanto antes para que a empresa ou o Diretor Administrativo não sofram as consequências jurídicas e financeiras da falta de planejamento.

Como preciso adequar minha empresa?

Se especialistas pudessem dar um conselho para os Diretores Administrativos sobre eSocial, certamente seria: corram, pois falta pouco, mas ainda dá tempo!

Isso porque existem cinco pilares que precisam ser adequados internamente até a chegada do projeto. São eles: legislação, sistemas, infraestrutura, pessoas e comunicação. Entenda:

• Legislação: porque é preciso rever, com urgência, os processos a serem cumpridos dentro do prazo a fim de evitar multas e autuações;
• Sistemas: é necessário avaliar a aderência das aplicações usadas nos processos de trabalho de cada área impactada;
• Infraestrutura: é extremamente importante pensar na aquisição de novas ferramentas ou atualização das aplicações existentes;
• Pessoas: é preciso envolver as pessoas, capacitar e conscientizar todos os profissionais envolvidos, inclusive a gestão.
• Comunicação: a criação de canais internos de comunicação para esclarecer políticas e diretrizes de RH é mais um pilar que deverá ser trabalhado até a chegada do eSocial.

Assim, se parar para pensar quanto tempo resta para executar todas essas adequações, é provável que a conclusão seja: não dará tempo! Mas, calma. É possível. Com a ajuda de especialistas na área, treinamento de equipe, capacitações e sistemas confiáveis, a implantação ocorrerá de forma natural.

Quais são os benefícios do eSocial?

Obviamente que o eSocial não é apenas legislação e obrigações. Ele traz alguns benefícios às empresas e profissionais da área de Recursos Humanos, como:

• Padronização e integração de cadastros de pessoa física e jurídica junto aos órgãos participantes;
• Centralização e integração da transmissão de informações dos empregadores para um único ambiente;
• Validação mensal das informações e correção imediata de eventuais erros;
• Enquadramento à legislação vigente facilitada;
• Economia de papel e espaço físico – documentos digitalizados;
• Substituição de obrigações acessórias, eliminando retrabalho e excesso de documentos;
• Modernização da gestão de recursos humanos.

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