O que certificado digital e contabilidade têm a ver?

No mundo globalizado e altamente interligado através da internet, a circulação de informações sensíveis e de caráter sigiloso pela rede exige alguns cuidados para evitar que tais informações não caiam em mãos erradas, ou sejam preenchidas de forma equivocada ou por pessoas de má fé.

A fim de propiciar um ambiente mais seguro para a circulação destes documentos e proporcionar uma segurança maior às partes envolvidas, foi desenvolvido o sistema de certificação digital.

Este sistema tem como objetivo principal atestar a veracidade e a confiabilidade das informações que estão sendo declaradas, sejam elas relativas à transmissão de um arquivo eletrônico contendo as declarações de impostos de uma empresa, ou até mesmo relativas às informações pessoais do profissional que está assinando o documento de forma eletrônica.

Os certificados digitais estão sendo cada vez mais utilizados por instituições financeiras, entidades de classe e órgãos da administração pública para garantir a procedência das informações, além de tornar o processo de autenticação de documentos muito mais rápido e fácil. Veja o que a contabilidade tem a ver com tudo isso:

Diferentes tipos de certificados

Atualmente existem diversos certificados digitais com diferentes finalidades, os quais devem ser adquiridos e validados conforme os serviços que estiverem sendo utilizados. Estes certificados são emitidos pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) com a finalidade de identificar virtualmente os cidadãos e as pessoas jurídicas previamente credenciadas perante o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.

Ao todo, são oito tipos de certificados digitais divididos em duas séries, cada uma com quatro tipos de certificação. A primeira delas é a Série A, que compreende os tipos A1, A2, A3 e A4, e refere-se aos certificados de assinaturas digitais, os quais são usados com a finalidade de confirmar a identidade de uma pessoa ou empresa no ambiente online e possibilitar a utilização de serviços digitais, como redes privadas, assinatura de documentos eletrônicos e e-mails de forma segura.

Já a segunda modalidade é a Série S, que compreende os tipos S1, S2, S3 e S4. Estes são utilizados para criptografar mensagens e documentos para que sejam transmitidos e compartilhados no ambiente virtual, de forma que as informações nele contidas não fiquem expostas a qualquer um que tenha acesso sem a utilização de uma chave privada específica.

Certificado digital e a rotina contábil

Com a modernização dos processos e rotinas administrativas, a utilização do ambiente virtual tem se tornado cada vez mais popularizada e tem abrangido diversas obrigações que fazem parte do dia a dia do contabilista.

A começar pela Escrituração Contábil Fiscal, presente na rotina de toda empresa e escritório de contabilidade, a qual, atualmente, é feita de forma completamente eletrônica e somente pode ser enviada após a assinatura digital validada com a utilização de um certificado digital, conforme explicado anteriormente.

Da mesma forma, o preenchimento e emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) requer a utilização de um certificado digital válido para que suas informações sejam autenticadas e disponibilizadas para as partes interessadas através da chave de acesso.

O acesso ao ambiente virtual que garante a utilização dos serviços disponibilizados pela Receita Federal (e-CAC) também é controlado por certificação digital, assim como o acesso ao SISCOMEX – Sistema Integrado de Comércio Exterior, à área de Conectividade Social da Caixa Econômica Federal para envio do FGTS, dentre outros que, a cada dia, passam a integrar a grande lista de serviços realizados de forma virtual e que necessitam de algo que lhes garantam confiabilidade.

É indispensável que os profissionais de contabilidade utilizem um sistema que possua configurações atualizadas, a fim de identificar a existência e validade dos certificados digitais contratados pelas empresas, e pessoas que lidam diretamente com as documentações preenchidas e enviadas no ambiente virtual.

Matéria: Blog Sage