O que é plano de contas e como montar um?

Como está o plano de contas da sua empresa para o próximo ano? Se você ainda está batendo cabeça com relação a como montar um plano de contas, então você precisa ler esse artigo para tirar todas as suas dúvidas.

Trata-se de uma ferramenta poderosa, usada para registrar todas as movimentações financeiras da empresa. Por meio dela, os registros são classificados e codificados de maneira que a administração tenha uma melhor visão sobre a origem e sobre o uso de cada operação financeira.

Se o plano de contas ainda não existe na sua empresa, chegou a hora de começar a planejá-lo para 2019. Vamos juntos rumo ao sucesso no ano que se inicia?

Plano de contas gerencial x contábil: as diferenças

O plano de contas contábil deve ser elaborado de acordo com uma série de regras previstas na lei nº 6.404/76. Embora seja importante para manter a documentação da empresa de acordo com a lei, esta estrutura nem sempre atende as necessidades de gestão da empresa. É aí que entra o plano gerencial, estruturado para atender as necessidades de análise dos resultados patrimoniais, econômicos e financeiros.

Resumidamente, é uma maneira diferente de organizar as contas da empresa. Vale destacar que as mesmas informações usadas no plano contábil podem ser aproveitadas no plano gerencial. Quando o reaproveitamento de dados acontece de forma automática, há uma boa economia de tempo no setor financeiro. Bons softwares de gestão financeira são fundamentais nesse processo.

Para que serve um plano de contas?

O plano de contas ajuda a direcionar as tarefas da contabilidade, fornecendo dados importantes para elaboração de documentos como o demonstrativo do fluxo de caixa e o balanço patrimonial da empresa. Esta é uma ferramenta essencial para a gestão financeira do seu negócio. Sua principal funcionalidade é a de padronizar os registros operacionais da empresa e deve ser criado com o objetivo de:

• Fornecer informações úteis para a administração;
• Usar como base as Normas Brasileiras de Contabilidade e os Princípios Fundamentais de Contabilidade para elaboração do balanço comercial e outras demonstrações contábeis;
• Adequar seus dados quanto às exigências de agentes externos, em especial do Imposto de Renda.

Escolha um software de gestão eficiente

Antes de mais nada, escolha o instrumento que vai ser usado para a elaboração desse plano. Antigamente, isso era feito na ponta do lápis, o que explica porque o departamento contábil de uma empresa vivia mergulhado em arquivos e livros-caixa para dar conta da quantidade de papéis que eram necessários para essa atividade.

Hoje, opções mais modernas estão disponíveis, desde planilhas eletrônicas comuns, que acompanham pacotes de aplicativos instalados em computadores domésticos, até softwares de controle financeiro desenvolvidos especialmente para essa tarefa.

Determine os responsáveis pelas tarefas

O segundo passo é determinar os responsáveis pelo planejamento. Por um lado, é importante que todas as informações referentes às contas a pagar e a receber sejam concentradas nas mãos de um único responsável, para evitar que sistemas duplicados e conflitantes tragam mais problemas do que soluções.

Isso não significa, porém, que o departamento financeiro deva fazer tudo sozinho: é fundamental que ele tenha acesso a todas as áreas da empresa, e que todos colaborem para que as informações necessárias para um plano de contas adequado e preciso seja desenvolvido.

Como montar um plano de contas gerencial?

As contas de uma empresa nunca são iguais às de outra, certo? Portanto, para um plano de contas efetivo, é recomendado que você monte algo personalizado para atender as demandas específicas de registro da sua empresa. Confira três passos para isso:

1. Descreva os grupos do plano de contas

No plano de contas, os registros são divididos em quatro grupos: ativos, passivos, receitas e despesas.

2. Crie as contas e subcontas relativas a cada grupo

Dentro de cada grupo devem ser criadas contas sintéticas. Cada uma delas vai agrupar contas e subcontas. Por exemplo, no grupo “Despesas”, é criada a conta “Despesas fixas” que tem como subcontas “Aluguel”, “Internet” e “Salários”. Quanto mais detalhadas são as descrições, melhor fica o seu controle financeiro.

3. Estruture as informações em níveis e subníveis

É apropriado que esta ferramenta contábil seja montada em uma composição visual que tenha formato de “árvore”, de maneira que existam níveis que se dividam em subníveis (subgrupos), e assim por diante. Em seu sentido vertical de organização, é interessante (e mais fácil) que se inicie pelas receitas, passando-se às despesas, chegando, por fim, ao resultado final. Por exemplo:

• 1. Ativo
  • 1.1 Ativo não circulante
  • 1.1.1 Ativos de longo prazo
  • 1.1.2 Investimentos

Detalhando as receitas no plano de contas

Dependendo da complexidade das finanças e do porte de uma empresa, a gestão contábil vai passar por uma quantidade grande de lançamentos e detalhamentos específicos. Portanto, vai ser conveniente que existam comentários e indicações sobre o uso e para que serve cada uma das contas a serem registradas, além de outros critérios que se mostrarem relevantes.

No nível das Receitas, por exemplo, deve-se demarcar a espécie de produto (ou serviço) que justifica a entrada de recursos na empresa, a natureza da transação, entre outros indicativos, bem como as categorias às quais ele pertence. Pode ser interessante separar em subgrupos, como “Receita obtida com venda de produtos” e “Receita obtida com venda de serviços”.

Detalhando as despesas no plano de contas

Uma sugestão oportuna pode ser registrar de uma vez as Despesas Diretas que se relacionem com as receitas alcançadas, como as matérias-primas, as comissões por venda, os deslocamentos de logística, o custo da mercadoria vendida, entre outros.

Pode-se chegar, com isso, à margem de contribuição geral do negócio, a partir da subtração das Receitas pelas Despesas Diretas. Logo em seguida, podem-se distinguir as Despesas Fixas, divididas em pelo menos três subgrupos: “Recursos Humanos”, “Despesas Operacionais” e “Despesas com Marketing”.

Lidando com demonstrações de resultados no plano de contas

Quando se deduz as Despesas Fixas da margem de contribuição, é possível verificar o lucro ou prejuízo operacional que a empresa obteve no período analisado. Depois disso, o gestor ainda pode contabilizar as entradas e saídas de recursos que não estejam imediatamente conexas ao negócio, mas que possam existir ocasional ou constantemente.

Nesse espaço, estão as multas, as taxas diversas e a política de recompensas para sua equipe, entre outros exemplos. Finalmente, chega-se ao Lucro ou Prejuízo antes (do Desconto) dos Impostos, somando-se o Resultado Não Operacional ao Resultado Operacional.

O lucro (ou o prejuízo) líquido da empresa

Descontando-se os tributos que incidem sobre a renda obtida pela empresa, dentro do regime tributário escolhido pelo gestor, chega-se ao Lucro Líquido (ou Prejuízo Líquido) do negócio. Esta linha é aquela que mais atenção terá por parte dos gestores, já que indica se o negócio está funcionando bem ou não no mercado, gerando lucros e sobrevivendo na sua atividade.

Fazer um plano de contas atualizado e organizado é uma postura notável para que o gestor visualize bem o seu negócio e, dependendo da situação que encontrar, mude suas estratégias. A ferramenta deve ser, pois, detalhada o suficiente para permitir a adequada visualização dos cenários, mas não tão meticulosa, a ponto de embaraçar o registro dos dados e sua posterior análise para a melhor tomada de decisões.

Via Sage