O que é SPED fiscal, como funciona e quem precisa enviar?

Não é de hoje que a Receita Federal está fechando o cerco quanto às informações fiscais. Com suas plataformas de declarações, a integração dos dados ocorre de forma rápida e prática, uma delas é o SPED Fiscal.

O SPED Fiscal é um processo de escrituração digital da Receita Federal chamado internamente de EFD (Escrituração Fiscal Digital). Com ele, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais recebem dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de ICMS e IPI.

Além disso, os empresários e seus contadores não precisam mais ir à Receita Federal para apresentar as obrigações acessórias.

Em qualquer país, as empresas precisam repassar informações sobre o seu negócio ao governo. No Brasil, isto ocorre por meio do SPED. Dessa forma, mesmo em empresas que não registram lucro contábil, a formulação, emissão e envio dos dados do SPED será necessária.

Quer tirar suas dúvidas sobre o assunto? Veja na leitura a seguir.

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Qual é a função do SPED?

O SPED tem o objetivo de beneficiar tanto as empresas quanto o governo. No caso das empresas, o SPED simplifica e facilita a gestão fiscal, eliminando a necessidade de documentos em papel e, principalmente, simplifica a entrega da documentação necessária para os fiscos ao utilizar um meio digital. 

Já para o governo, o sistema tem o papel de reduzir a burocracia para a entrega desses documentos, centraliza as informações e facilita a fiscalização.

O SPED Fiscal é obrigatório?

Ele está previsto na legislação tributária e deve ser apresentado por todas as empresas, substituindo os livros em papel. A grande vantagem para as empresas é que um software pode gerar os arquivos digitais necessários para as entregas de maneira automatizada e descomplicada, que coopera na entrega dessas obrigações.

Todavia, algumas empresas são isentas de entregá-lo. Os principais deles são:

• Os empreendedores cadastrados no MEI, optantes pelo SIMEI;
• As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, com exceção dos contribuintes impedidos de recolher ICMS neste tipo de regime.

Quais as obrigações que compõem o SPED?

O SPED é formado por uma série de obrigações acessórias. Cada uma delas aborda uma área específica da empresa. O intuito do governo com estes envios de dados é cruzar as informações repassadas pelas empresas com as enviadas pelos seus clientes e funcionários, por exemplo.

Com esta digitalização, o processo de cruzamento ficou mais fácil e rápido, otimizando a busca por sonegadores.

Dessa forma, as obrigações que compõem este sistema são:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Escrituração Contábil Digital (ECD) – o chamado Sped Contábil;
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF) – conhecido como Sped Fiscal;
• Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita (EFD Contribuições);
• Escrituração Fiscal Digital – EFD (EFD-Reinf);
• e-Financeira;
• Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Como funciona o Sped Fiscal?

O Sped Fiscal deve ser entregue todo mês em formato de documento digital e a geração do arquivo é de responsabilidade do contribuinte. 

O arquivo deve conter:

• A escrituração de documentos fiscais;
• Informações necessárias aos fiscos estaduais e da Secretaria Federal do Brasil;
• Registros de apuração de impostos das operações e prestações do contribuinte;

Esse documento precisa passar por um processo de importação e validação no Programa Validador e Assinador (PVA), que está disponível para download no site da Receita Federal.

Em seguida, o arquivo precisa ser assinado com uma certificação A1 ou A3, fornecida por alguma entidade credenciada. O processo do Sped Fiscal deve ser feito com muita atenção para evitar erros. Um contador poderá auxiliar você nesta tarefa.

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Quem não entregar o SPED está sujeito a multas?

Sim. Por se tratarem de exigências do governo, quem não entregar alguma das obrigações acessórias que compõem o SPED estarão sujeitos a multas. 

Isso porque as informações repassadas por meio destes formulários tem seu uso inclusive para calcularem o quanto se deve em impostos pela empresa.

Assim, é preciso se atentar tanto à necessidade de envio das obrigações acessórias quanto ao prazo para esta entrega que varia de estado para estado. Assim como o valor da multa varia de acordo com a obrigação. Então, as empresas precisam ficar atentas a estas obrigações e suas peculiaridades.

Todavia, se mesmo com as explicações acima você ainda tiver dúvidas, peça a orientação de um profissional do ramo de contabilidade. Ele é a pessoa indicada para dar as informações necessárias.