Perdeu a nota fiscal? Saiba como recuperar

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento emitido e armazenado eletronicamente com o objetivo de registrar as operações de prestação de serviços e  sua implantação substitui as notas fiscais convencionais (blocos de notas de Papel).

Mesmo em seu formato digital, pode ocorrer de perder uma NF-e. Nestes casos, como proceder a fim de recuperá-la? Saiba, a partir dessa leitura, como reaver uma nota fiscal eletrônica. Esteja ciente também que trata-se de uma obrigação do contribuinte guardá-la por, no mínimo, 5 anos.

Quer entender melhor sobre esse assunto? Acompanhe!

A empresa não tem a NF-e, e agora?

Entenda que a Receita Federal precisa examinar as notas fiscais com o objetivo de identificar a sonegação de impostos por parte das companhias e para manter o controle e a fiscalização das questões tributárias.

Nesse sentido, caso a nota fiscal seja solicitada pela Receita, e a empresa não a disponibilize, isso pode acarretar grandes prejuízos decorrentes de multas e demais penalidades. 

Conforme mencionamos, a lei vigente estabelece que o arquivo XML da NF-e deve ser armazenado, no mínimo, por 5 anos.

Como recuperar uma NF-e?

A boa notícia é que sim, é possível recuperar nota fiscal eletrônica, mas, para isso, é preciso contar com a ajuda do site da SEFAZ e seguir os passos abaixo.

Site da SEFAZ

É possível recuperar as notas fiscais por meio do acesso ao Portal da NF-e, disponibilizado pela SEFAZ. Neste local há um serviço para a consulta desses documentos, e, além disso, possibilita que o contribuinte baixe, nota por nota, de forma manual.

No entanto, para isso, é necessário ter a chave de acesso em mãos, que corresponde a um código de 44 números localizado no topo da DANFE, abaixo do código de barras. Assim, é preciso seguir a instrução abaixo:

• tenha o DANFE em mãos e entre no site da nota fiscal eletrônica;
• digite a chave de acesso no campo apontado. É preciso informar aquela que consta no DANFE;
• informe o código de acesso da imagem do site;
• realize o download do XML.

Com esse procedimento, será possível verificar o destinatário do documento fiscal, algumas informações sobre a tributação, além da data de emissão e da situação da nota fiscal perante a SEFAZ.

Qual é o prazo para recuperar uma nota fiscal?

A nota fiscal não fica armazenada na SEFAZ fica disponível para consulta sem arquivo XML completo da NFe apenas dos últimos 30 dias, e o resumo da nota dos últimos 90 dias.

Como prevenir a perda da nota fiscal eletrônica?

Para melhorar a organização dos documentos fiscais, o mais adequado é fazer uso de um sistema específico que gerencie esse tipo de tarefa. No entanto, não é qualquer ferramenta que resolverá essa questão no seu negócio.

Para garantir sucesso nesse tipo de investimento, o software ideal precisa administrar todas as notas fiscais de forma prática e segura, por meio do download de documentos, como o XML da NF-e, e do armazenamento em nuvem, que permite a emissão do DANFE de cada nota baixada e que também possibilita o acompanhamento atualizado do status dos documentos.

Outra dica é realizar um backup eletrônico de seus documentos em um local próprio. Assim, saberá onde as notas estão guardadas e terá acesso com facilidade, caso sejam solicitadas pelo Fisco.