Produtividade contábil: como medir, melhorar e automatizar processos no seu escritório

Você já parou para pensar sobre como vai a produtividade contábil do seu escritório? Hoje, não basta apenas cumprir prazos e entregar relatórios corretos. É preciso que cada processo seja eficiente, que o tempo de trabalho seja otimizado e que haja o alinhamento e organização da equipe com a estratégia do escritório.

Nesse cenário, preparamos um artigo com tudo que você precisa saber sobre como medir, melhorar e automatizar processos para garantir máxima produtividade contábil. Tudo isso com o intuito de evitar retrabalho, aumentar a satisfação do cliente e potencializar o crescimento do seu negócio. Saiba mais a seguir:

Por que a produtividade contábil é essencial?

Em escritórios contábeis tradicionais, muitas tarefas ainda são realizadas manualmente. Isso envolve lançamentos em planilhas, conferência de documentos, cálculo de impostos e fechamento contábil. Essas rotinas consomem tempo e aumentam a chance de erros.

Sendo assim, a produtividade contábil vai além de “trabalhar mais rápido”. Trata-se de trabalhar com inteligência, de modo que cada hora dedicada às tarefas contribua para resultados tangíveis. Sendo assim, escritórios que investem em processos otimizados e tecnologias de automação conseguem entregar mais valor, reduzir custos e ganhar vantagem competitiva. Veja os motivos que demonstram porque a produtividade na contabilidade é essencial:

Diminuição dos erros e retrabalho

Não é segredo que os processos manuais aumentam a chance de erros contábeis e fiscais. A falta de padronização, porém, pode gerar retrabalho e atrasos, o que prejudica clientes e a reputação do escritório.

Ao adotar um sistema contábil online, é possível automatizar lançamentos, conferências e relatórios, o que reduz falhas e garante maior precisão. Para o contador autônomo ou contador iniciante, essas soluções tornam mais fácil manter a consistência, mesmo com equipes pequenas ou sem experiência.

Vamos supor que um escritório que implementou um sistema contábil web reduziu o retrabalho em 30%. Por consequência, houve a liberação da equipe para análises estratégicas e atendimento personalizado aos clientes. O resultado é mais produtividade contábil. 

Otimização do tempo da equipe

Tempo é dinheiro. E quando se trata da contabilidade, isso não é diferente. Sendo assim, outro motivo que demonstra, na prática, a importância da produtividade na contabilidade é a otimização do tempo da equipe. 

Isso porque é preciso aproveitar o tempo dos colaboradores da melhor forma. Com a automação contábil para contadores, realiza-se tarefas repetitivas como lançamentos, conciliações e cálculos fiscais de forma automática. Desse modo, é possível:

• Cumprir prazos mesmo em períodos de alta demanda.
• Evitar sobrecarga da equipe, mantendo a produtividade e a motivação.
• Dedicar mais tempo a atividades estratégicas e consultivas.

Satisfação do cliente

O objetivo final de todo escritório contábil é gerar a satisfação do cliente. E os clientes de hoje não só valorizam relatórios corretos, como também procuram por agilidade, confiabilidade e dicas estratégicas. A automação contábil permite ao escritório entregar resultados dentro do prazo, reduzir erros e oferecer análises que agregam valor ao negócio do cliente.

Aumento da rentabilidade e eficiência

A produtividade contábil também é essencial porque, com ela, aumenta-se também a rentabilidade e eficiência do negócio. Quanto mais eficiente o processo, menor o custo por cliente atendido. Um escritório que automatiza lançamentos e relatórios fiscais com programa contábil online consegue atender mais clientes com a mesma equipe, o que aumenta a receita sem aumentar custos fixos.

Estratégias para melhorar a produtividade contábil

Melhorar a produtividade contábil vai além de simplesmente trabalhar mais rápido. Trata-se, portanto, de otimizar processos, integrar tecnologia, capacitar equipes e estruturar rotinas para que o escritório consiga entregar mais valor com menos esforço. Veja a seguir as estratégias e práticas que podem transformar a operação contábil:

Padronização e mapeamento de processos

A primeira etapa para aumentar a produtividade é entender, documentar e padronizar cada processo do escritório e requer:

• Mapeamento de processos: é preciso listar todas as atividades contábeis, desde a recepção de documentos até a entrega de relatórios fiscais e financeiros.
• Criação de fluxos padronizados: esse é o momento de definir o passo a passo como será a execução de cada atividade. Um sistema contábil web permite criar checklists digitais e templates que guiam a equipe, geram uniformidade e qualidade.
• Benefícios: redução de erros, maior previsibilidade e facilidade na capacitação de novos colaboradores.

Um exemplo prático dessa execução seria a conferência de notas fiscais utilizando um programa contábil online. Desse modo, pode-se reduzir retrabalho em lançamentos e evitar erros nos relatórios contábeis.

Treinamento e capacitação contínua da equipe

Investir no desenvolvimento da equipe é essencial para aumentar produtividade e reduzir erros. Sendo assim, deve-se priorizar: 

• A capacitação e ensinamento, de modo que contadores iniciantes e experientes possam usar software contábil e aproveitar os recursos da ferramenta.
• Workshops de processos e legislação, com o intuito de manter a atualização da equipe sobre normas contábeis, fiscais e tributárias.

As consequências são mais autonomia, assertividade e aumento da capacidade da equipe de entregar resultados. Afinal, se o contador iniciante for treinado em automação contábil, ele conseguirá emitir relatórios gerenciais sem depender de supervisão constante. Isso libera tempo da equipe sênior para análise estratégica.

Gestão de tempo e priorização de tarefas

Outra estratégia fundamental para melhorar a produtividade contábil é a gestão de tempo e priorização de tarefas. Sendo assim, como ferramentas de gestão, é importante utilizar dashboards, Kanban ou softwares de gerenciamento integrados ao sistema contábil online.

Além disso, deve-se determinar quais tarefas são críticas para prazos legais, quais são estratégicas para os clientes e quais eles podem automatizar. Os benefícios, portanto, são menos atrasos, maior foco e redução de estresse da equipe.

O suporte de alertas automáticos do sistema contábil web permite ao contador receber notificações sobre obrigações fiscais próximas do vencimento, evitar multas e retrabalho de última hora.

Integração entre sistemas e módulos

A produtividade contábil aumenta quando há integração dos sistemas, incluindo com ERP, folha e outros módulos contábeis. Isso permite o compartilhamento automático dos dados, assim como evita a duplicidade na hora da digitação e erros de lançamento. Ao integrar o software contábil com o sistema de folha de pagamento, o escritório reduz o tempo gasto na conferência de encargos trabalhistas, e libera tempo para análise de indicadores financeiros.

Cultura de melhoria contínua

A tecnologia e os processos só trazem resultados se houver cultura interna voltada à eficiência. Se, por exemplo, um contador autônomo revisa todos os meses seu fluxo de trabalho, ele consegue identificar tarefas que podem ser automatizadas com o sistema contábil online. Por isso, uma boa estratégia é:

• Incentivar sugestões da equipe, pois colaboradores conhecem melhor os desafios diários; suas ideias podem gerar processos mais rápidos e menos suscetíveis a erros.
• Revisar os processos periodicamente, pois ajustes constantes aumentam a eficiência sem necessidade de aumento de equipe.

Sendo assim, ao adotar sistemas para contadores, o escritório não apenas entrega mais, mas entrega melhor. 

Leia também: Automação contábil: otimizando processos para ampliar o foco na estratégia do cliente

Como medir a produtividade contábil?

Medir a produtividade contábil é essencial para identificar erros, otimizar recursos e melhorar a rentabilidade do escritório. Sem métricas claras, qualquer tentativa de aumento de produtividade é subjetiva. Por isso, é essencial seguir os passos abaixo:

Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Os KPIs permitem medir a eficiência das atividades contábeis de forma objetiva. Confira os principais:

• Tempo médio de entrega (TME): mede quanto tempo sua equipe leva para concluir uma tarefa ou processo contábil. Um sistema contábil online permite rastrear prazos de forma automática e enviar alertas de atraso.
• Taxa de retrabalho: mede o percentual de tarefas que precisam ser refeitas devido a erros.
• Produtividade por colaborador: avalia quanto cada membro da equipe produz e identifica sobrecarga ou subutilização.
• Produtividade por cliente: mostra o tempo e recursos que cada cliente consome, o que permite decisões estratégicas sobre precificação e atendimento.
• SLA de fechamento contábil: controla se há o cumprimento dos prazos internos e externos. Desse modo, é possível conferir a confiabilidade e satisfação do cliente.

Coletar dados

Para que os indicadores sejam confiáveis, é preciso coletar os dados a partir da utilização de sistemas contábeis em nuvem que registrem automaticamente a execução de tarefas. Além disso, deve-se centralizar informações de diferentes fontes (ERP, folha de pagamento, módulo fiscal). 

Analisar e interpretar os resultados

Após a coleta dos dados, é hora de analisar e interpretar os resultados. O ideal, portanto, é comparar a produtividade atual com períodos anteriores para identificar evolução ou retrocesso. 

Esse também é o momento de identificar os obstáculos que estão presentes no negócio, considerando que tarefas com TME elevado ou alta taxa de retrabalho indicam processos que precisam ser ajustados.

Sendo assim, é preciso segmentar dados por colaborador, equipe ou cliente, obtendo uma visão detalhada do desempenho.

Ações a partir das métricas

Por último, mas não menos importante, as ações a partir das métricas devem incluir o ajuste processos com alto índice de retrabalho, a redistribuição de tarefas para equilibrar a carga por colaborador e o investimento em automação para tarefas repetitivas que consomem muito tempo.

Se, por exemplo, um escritório mediu a produtividade por cliente e percebeu que 20% dos clientes consumiam 60% do tempo da equipe, qual seria uma boa alternativa? Sem dúvidas, priorizar a automação de relatórios e conciliações para esses clientes, a fim de liberar recursos para novos negócios.

Como implementar a automação contábil?

A automação contábil transforma a rotina do escritório, reduz retrabalho e aumenta a produtividade. A verdade, porém, é que para o funcionamento adequado, é preciso planejamento e estratégia. Veja o passo a passo:

1) Mapear processos e identificar tarefas automatizáveis

Em primeiro lugar, é preciso listar todas as tarefas contábeis, incluindo lançamentos, conciliações, emissão de guias, geração de relatórios, conferências fiscais. Em seguida, o ideal é identificar aquelas atividades repetitivas e com alto potencial de erro humano. Por consequência, você terá insumos para priorizar a automação dessas tarefas que consomem mais tempo.

2) Escolher a tecnologia certa

O próximo passo é escolher a tecnologia certa. Escolher bem os sistemas contábeis online é, portanto, uma necessidade para escritórios que querem se modernizar. Sendo assim, deve-se avaliar questões como:

• Facilidade de uso;
• Integração com ERP, folha e outros módulos;
• Suporte e atualizações automáticas para acompanhar mudanças legais e fiscais;
• Funcionalidades de automação contábil para contadores.

Um software contábil web com integração automática com bancos, emissão de guias e dashboards de desempenho permite controlar a operação sem planilhas manuais. 

Lembre-se: o sistema deve crescer junto com o escritório, sem necessidade de trocar de plataforma com frequência. 

3) Implementar gradualmente

É importante considerar que esse processo deve ser realizado de forma gradual. O ideal é começar com processos mais simples e evitar automatizar tudo de uma vez. Com isso, aos poucos, é possível monitorar resultados e ajustar parâmetros do sistema conforme necessário.

4) Monitorar e otimizar continuamente

O processo não acaba ao implementar a automação contábil. É importante usar o sistema contábil online para acompanhar tempo gasto e produtividade. Deve-se analisar  indicadores periodicamente e identificar novas oportunidades de automação. Além disso, ao revisar processos, pode-se ajustar fluxos e regras conforme a evolução do escritório.

Segurança e compliance nos sistemas para contadores

Um ponto em destaque quando falamos em produtividade contábil, é que ela não deve comprometer a segurança ou a conformidade legal. Um escritório eficiente precisa trabalhar de forma segura e dentro da legislação vigente, incluindo critérios como:

• Proteção de dados, com criptografia para garantir que não haja o acesso indevido a informações confidenciais de clientes. Os backups automáticos, portanto, previnem a perda de dados por falhas técnicas ou acidentes. Sendo assim, em casos de falha de hardware, por exemplo, um escritório que utiliza sistema contábil online com backups automáticos consegue restaurar dados rapidamente e mantém clientes e prazos sob controle.
• Controle de acesso e auditoria, pois permite a definição de níveis de permissão para colaboradores, de modo que apenas usuários autorizados acessem as informações. O sistema contábil online registra alterações e oferece histórico completo de atividades, importante para auditorias internas e externas
• Conformidade fiscal e regulatória, com sistemas integrados que enviam alertas sobre obrigações fiscais, prazos de entrega e erros. Além disso, manter-se de acordo com a legislação reduz risco de multas e penalidades.
• Políticas internas de segurança, com definição de boas práticas, como autenticação em dois fatores, senhas fortes e atualização periódica de permissões. É importante treinar a equipe sobre segurança digital. Isso aumenta a proteção e evita falhas humanas.

Quando há segurança e compliance, é possível focar em tarefas estratégicas, sem preocupações com perda de dados ou multas. Além disso, há a redução de erros e, por consequência, perde-se menos tempo em correções, de modo a aumentar a produtividade do escritório.

Quais tecnologias estão surgindo na contabilidade?

Hoje, a produtividade contábil está totalmente relacionada ao uso de tecnologia. As empresas que não se atualizam perdem espaço no mercado. Por outro lado, aquelas que automatizam seus processos, assim como conhecem e adotam essas inovações, podem aumentar a produtividade contábil e se destacar no mercado. Veja mais a seguir:

Inteligência artificial (IA) e Machine Learning

A IA e o machine learning estão revolucionando a produtividade na contabilidade ao automatizar tarefas complexas. Isso inclui, por exemplo, o uso dos seguintes recursos:

• Aprendizado dos algoritmos com os padrões históricos e categorização de despesas, receitas e lançamentos.
• Detecção de falhas e fraudes, a partir de sistemas contábeis que analisam grandes volumes de dados e notificam através de alertas.
• Previsão de análise financeira, com projeção de fluxos de caixa, tendências de lucro e alertas sobre riscos futuros.

Sendo assim, se um escritório contábil utiliza sistemas contábeis em nuvem com IA, os profissionais conseguem conciliar centenas de lançamentos automaticamente. O resultado? A equipe tem mais tempo para realizar análises estratégicas. 

Sistemas contábeis em nuvem e online

Os sistemas contábeis em nuvem e online permitem, por exemplo, o acesso remoto a partir de vários usuários, com colaboração entre equipes, clientes e parceiros, mesmo em diferentes localidades.

Além disso, há a atualização automática (em tempo real) da legislação e regras fiscais, de modo que a empresa mantenha a conformidade legal. A automação integrada permite as conciliações fiscais, emissão de guias e relatórios financeiros sem depender de planilhas ou processos manuais. 

Big Data e análise preditiva

A análise de grandes volumes de dados permite:

• Identificação de padrões de consumo e comportamento financeiro de clientes.
• Detecção de riscos fiscais ou de crédito antes que se tornem problemas.
• Tomar decisões estratégicas com base em dados confiáveis, não apenas em intuição ou achismos.

Um escritório que usa sistema contábil online com análise preditiva consegue antecipar possíveis inadimplências, por exemplo, e propor soluções para clientes antes que ocorram problemas financeiros. Sendo assim, ele ganha em termos de espaço no mercado, pois sai na frente da concorrência que ainda não está por dentro das inovações. 

Leia mais: Big Data e contabilidade: o poder dos dados nos escritórios contábeis

Blockchain na contabilidade

Embora ainda emergente, o blockchain promete transformar a forma de armazenamento dos registros contábeis, otimizando a partir de:

• Transações imutáveis, com maior segurança e confiabilidade nos registros contábeis.
• Auditorias simplificadas, com todos os lançamentos rastreáveis,  a fim de diminuir o tempo e custo de auditorias externas.
• A confiabilidade de dados reduz riscos de fraudes ou alterações indevidas em registros financeiros.

Por consequência, os escritórios que experimentam blockchain conseguem oferecer maior transparência para clientes corporativos, fortalecer a confiança e agregar valor ao serviço.

Integração de APIs e conectividade entre sistemas

Outra tecnologia que também está em ascensão é a integração por APIs, que permite que diferentes softwares “conversem” entre si, assim como automatiza fluxos complexos e elimina retrabalho.

• ERP, folha e contabilidade integrados, no qual os dados entram automaticamente no programa contábil web, sem necessidade de digitação manual.
• Consolidação de informações em dashboards, com indicadores de produtividade contábil e desempenho que podem ser acompanhados em tempo real.

Robôs de automação contábil (RPA)

Os chamados “Robôs de automação contábil”, do inglês Robotic Process Automation (RPA), também estão entre as novas tecnologias da contabilidade. Eles permitem a execução automática de processos repetitivos,  no qual os robôs podem transferir dados entre ERP, folha de pagamento e programas contábeis online sem intervenção humana.

No caso da emissão de guias mensais, por exemplo, empresas que implementarem o RPA poderão reduzir o tempo gasto com essa atividade. 

Todos os dias, novas tecnologias surgem no mercado, e estar por dentro dessas inovações é uma necessidade para os profissionais que querem ser mais produtivos, ágeis, e eficientes. Com isso, eles ganham tempo para atividades de alto valor, melhoram a experiência do cliente e fortalecem seu negócio no mercado.

Invista em produtividade contábil e impulsione o crescimento do seu negócio!

Em conclusão, a produtividade contábil não quer dizer apenas ter uma meta operacional, mas sim construir um diferencial competitivo, sobretudo para quem deseja crescer e se manter relevante. Afinal, o contador já não é mais aquele profissional contratado para executar, mas sim um parceiro estratégico capaz de gerar valor, orientar decisões financeiras e fortalecer a confiança entre clientes e empresas. E para alcançar esse patamar, é indispensável alinhar três pilares: 

• Eficiência, porque processos manuais e redundantes comprometem prazos, aumentam custos e desgastam equipes. Neste caso, uma equipe realmente produtiva é aquela que elimina obstáculos de execução, padroniza rotinas e usa indicadores para medir o desempenho.
• Tecnologia, porque apenas ferramentas modernas como automação contábil, inteligência artificial, análise de dados em tempo real e sistemas integrados  permitem que o contador acompanhe a velocidade da legislação, dos clientes e do mercado.
• Segurança, porque de nada adianta ser ágil se os dados não estão protegidos. Isso mostra, mais uma vez, a importância de um sistema contábil que garanta compliance fiscal, criptografia, auditoria e controle de acesso.

Sendo assim, seja para quem atua como contador autônomo ou para quem lidera equipes em um escritório contábil em crescimento, a Tron oferece soluções com todos os elementos acima, de modo a automatizar processos, integrar áreas (fiscal, contábil, folha de pagamento, financeiro) e disponibilizar informações em tempo real com total confiabilidade.

Quer impulsionar o crescimento do seu escritório contábil? Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como impulsionar a produtividade do seu negócio! 

Você também pode se interessar: Contabilidade consultiva: saiba como agregar valor para seus clientes