Documentos fiscais são onipresentes no dia a dia das empresas. Eles são necessários para todas as vendas e até algumas movimentações que não geram faturamento.

A emissão de nota fiscal eletrônica exige muito cuidado, pois erros são multados pela fiscalização e podem atrapalhar muito as operações.

Para ajudar você com essa importante questão, vamos mostrar os requisitos fundamentais para emitir os documentos corretamente. Acompanhe-nos e tire todas as suas dúvidas.

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Certificado digital

O certificado digital é uma assinatura eletrônica da empresa com validade jurídica. Ela serve para que, de forma segura e autêntica, um negócio assine documentos digitais, envie declarações ao Fisco e também faça a emissão de nota fiscal eletrônica.

Durante o processo, a certificação é solicitada em dois momentos:

• na assinatura da nota: é quando o documento em questão é vinculado à empresa, autenticando a propriedade dele e a responsabilidade de emissão e preenchimento;
• na transmissão da nota: é o último passo, quando o emissor se conecta à Secretaria da Fazenda (Sefaz) e esta, processando os dados, autoriza o documento ou o rejeita.

Preenchimento correto dos campos obrigatórios

A emissão de nota fiscal eletrônica não pode ter erros para que se consiga finalizar o processo. Pois isso geralmente não permite que o processo seja terminado.

Outro motivo para não cometer erros são as multas fiscais.

Agora, vamos mostrar os principais campos e como preenchê-los.

Descrição dos produtos

A mercadoria tem de ser descrita da forma mais simples e detalhada possível, facilitando o entendimento.

NCM

A tabela da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) apresenta um código para cada tipo de produto comercializado no país. Então, é preciso consultá-la e encontrar o que se encaixa perfeitamente aos produtos.

CFOP

A Classificação Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é o número que identifica a transação de um documento fiscal. Basta ver se a descrição está de acordo com a operação feita e utilizar o número correspondente.

Unidade

A unidade é a forma de medir o produto. Por exemplo, na venda mercadoria precificada por metros, a unidade é o metro.

Quantidade

Representa a quantidade de unidades de medidas que fazem parte da operação, como dois ou três metros.

CST

O Código de Substituição Tributária tem de ser utilizado sempre, mesmo quando o produto não é tributado com Substituição Tributária (ST) de ICMS.

Portanto, é preciso identificar se a mercadoria tem incidência de ST e de que forma ela ocorre ou não e preencher o CST.

Dados de Transporte

As seguintes informações sobre o frete da mercadoria são obrigatórias:

• nome da transportadora, com CNPJ e Inscrição Estadual;
• placa do veículo com o estado de seu licenciamento;
• endereço da transportadora;
• quantidades a serem transportadas;
• espécie dos volumes — caixas, por exemplo;
• peso da carga.

Impostos

Além de tributos como ICMS e ST, a emissão de nota fiscal pode exigir, ainda, o cálculo e preenchimento de Pis, Cofins e IPI. O que dirá como calculá-los e preenchê-los, além do regime tributário, serão os próprios produtos e a natureza de suas operações.

Por isso, é ideal nesse momento, em caso de dúvida, agir junto ao contador para que nenhum erro fiscal seja cometido.

Informações adicionais

São dados para os quais não há campos específicos de preenchimento, como a concessão de créditos fiscais na nota para o destinatário.

Quanto a isso, há o campo de informações importantes aos envolvidos e outro de interesse do Fisco. Então, quando houver informações adicionais, é preciso identificar se dizem respeito apenas às empresas, como o número de um pedido de compra que está sendo atendido, ou se é de interesse dos órgãos públicos também.

Emissor de notas fiscais

Existe ainda o emissor de NF-e gratuito e público. Porém, já foi anunciada a sua descontinuidade. Ou seja, ele não será mais atualizado.

Sendo assim, em breve, quando ocorrer qualquer atualização de sistemas relativo a procedimentos ou banco de dados do Sped, ele parará de funcionar.

Além disso, é uma ferramenta muito limitada e que não ajuda na gestão dos documentos.

Por isso, a melhor decisão é contar com um emissor que tem todos os recursos necessários e ainda auxilia no gerenciamento das notas.

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