Qual o ciclo de vida dos documentos físicos e digitais?

A Lei de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor e agora, a partir de agosto, começarão a ser aplicadas multas e sanções. 

Com a proximidade, a IOB, uma marca da ao³, referência nas áreas contábil, fiscal, tributária e trabalhista, preparou algumas dicas para ajudar as empresas, que lidam diariamente com documentos físicos e digitais, a preservarem os dados dos seus clientes e não sofrerem sanções.

Como gerenciar os dados

O primeiro passo para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados é produzir um inventário de dados, que pode ser dividido em quatro categorias: 

1. Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados;
2. Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações;
3. Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros;
4. Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais – é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados.

Após esse levantamento, é necessário fazer um relatório de conformidade, que determinará o tempo que cada dado ficará armazenado – a apresentação dele é obrigatória caso a autoridade responsável solicite uma auditoria.

Se a empresa não tem profissional ou área especializada, o ideal é buscar ajuda com especialistas da área que orientam sobre esse processo de inventário.

Outra forma de controlar, é criar planilhas e formulários online, que correlacionem as informações coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais.

O ciclo da vida do documento

A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esse material, caso necessário devido a outras leis ou regulamentações.

Para que isso aconteça respeitando a legislação, é indispensável criar um programa de privacidade para gerenciar tudo.

O art. 37 impõe que, o controlador e operador devem manter o registro das atividades de tratamento.

Ou seja, ele precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados na empresa, qual é a finalidade de cada um e a sua temporalidade, de acordo com as bases legais.

Apesar de não constar na lei uma tabela de temporalidade, é importante buscar entender quais são os prazos previstos para os arquivos, como atestados médicos, por exemplo.

Uma dica é organizar uma tabela com tempo de guarda de documentos de acordo com instituições oficiais e órgãos governamentais, que indicam a temporalidade requerida por lei.

Como guardar o documento físico

A destruição de alguns documentos só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento.

Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restrição de acesso, vigilância e um ambiente climatizado para que não haja degradação.

Esse espaço pode ser dentro da própria empresa ou em algum fornecedor especializado em guarda de documentos físicos – independentemente do tamanho da empresa esse recurso é o mais indicado por ter a segurança das informações garantida em contrato.

Como descartar os documentos

Quando necessário,o descarte de um dado, principalmente o físico, deve acontecer de maneira segura.

No mercado existem empresas especializadas nesse tipo de serviço, que após a destruição, emitem um certificado, comprovando o encerramento correto do ciclo da vida do documento. 

“A LGPD tem início e meio, mas não tem fim, pois os processos e dinâmicas mudam constantemente. Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição. Por isso, é importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e não sofrer com vazamentos e multas.” afirma o Clayton Lourenço, Gerente de Proteção de Dados Pessoais da ao³/IOB.

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