Saiba quais documentos as empresas optantes do Simples devem enviar mensalmente aos seus contadores

Fique de olho em todas as obrigações que a sua companhia precisa cumprir para que não haja nenhum tipo de atraso na hora de recolher os tributos referentes ao Simples Nacional.

Não é porque você contratou um escritório de contabilidade que o seu trabalho relacionado a esse assunto acabou. É preciso que as empresas de qualquer modalidade, entre elas as optantes pelo Simples Nacional, forneçam os documentos necessários para o contador todos os meses.

Isso significa que, para que as coisas saiam como planejado, você precisa também fazer a sua parte, mantendo tudo organizado em pastas e estabelecendo um dia fixo de remessa mensal de todas essas informações. Se o volume for muito grande, considere uma remessa quinzenal ou semanal de todos os dados necessários.

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Mas afinal, de quais documentos estamos falando quando se trata de uma empresa optante pelo Simples Nacional? A resposta é o que você encontra nesse artigo.

Garanta o envio dos documentos ao contador

O primeiro passo que a sua empresa deve cumprir é enviar mensalmente os documentos necessários para o cálculo dos impostos mensais, o DAS (sigla para Documento de Arrecadação Simplificada). Nesse caso, todos os tributos são unificados e pagos por meio de uma única guia. Para o cálculo do valor exato, é preciso observar o seguinte:

• Todas as notas fiscais que tenham sido emitidas no mês;
• No caso das empresas de serviço, é preciso ainda informar se houve algum tipo de retenção em cada uma das notas fiscais.

Esse é o básico que se aplica mesmo àquelas empresas que têm apenas um ou dois funcionários, no caso os proprietários. É bastante comum que os empreendedores em início de carreira não saibam dessa obrigação e deixem passar prazos. Quando procuram o contador, já é tarde demais e aí há a incidência de multas por eventuais atrasos. O vencimento da DAS geralmente é no dia 20 do mês seguinte à apuração.

Já para aqueles que têm funcionários ou mesmo para aqueles que têm um pró-labore definido, é preciso ficar atento a outros documentos que precisam ser enviados mensalmente:

• Dados relacionados a horas extras, faltas, atestados médicos e adiantamentos;
• Rescisões contratuais e alterações de salário ou cargo dos funcionários;
• Informações relacionadas à retirada mensal de valores (pró-labore).

Por fim, em diversas ocasiões, a sua empresa pode precisar preparar um balanço patrimonial. Aí, a lista de documentos aumenta e isso sugere que você necessita ter um controle maior sobre os seus pagamentos e recebimentos, caso contrário certamente acabará se perdendo em meio à papelada – e perdendo dinheiro. A lista, nesse caso, inclui:

• Notas fiscais e cupons relacionados a despesas operacionais;
• Cópia dos comprovantes de pagamentos de impostos e encargos;
• Extratos bancários, comprovantes de aplicações financeiras e faturas de cartão de crédito;
• Documento de controle de caixa da empresa;
• Relatórios informando as obrigações de pagamentos e recebimentos junto aos fornecedores;
• Cópias de comprovantes de pagamentos de empréstimos, de financiamentos e de leasing.

Mantenha a sua empresa sempre organizada

Como você pôde perceber, até que não são muitos os documentos obrigatórios a serem enviados para o contador todos os meses. Porém, isso não significa que essa tarefa não requeira atenção ou que seja possível deixar as coisas para a última hora. Softwares de gestão e arquivos físicos serão fundamentais para que você consiga manter tudo organizado.

Converse com o seu contador e estabeleça datas fixas para a entrega dos documentos. Não deixe nada para a última hora, até porque o profissional em questão vai precisar de tempo para trabalhar com a sua papelada.

Via SAGE