Simples Nacional: Regime de caixa ou de competência?

Quando se fala em Simples Nacional, uma dúvida comum para muitos empreendedores e contadores é sobre a forma de reconhecimento da receita: seria pelo regime de caixa (quando o dinheiro entra na conta) ou pelo regime de competência (quando o serviço é prestado ou o produto é vendido)? 

Vejamos a seguir o que significa cada uma e qual se ajusta melhor ao Simples Nacional.

O que é Regime de competência?

O regime de competência é um método para realizar o registro de lançamentos contábeis na data em que o evento acontece. Ou seja, na data do documento da receita ou despesa realizada. Não importa quando vai ser pago ou recebido, mas sim quando ocorreu a transação. 

O que é Regime de caixa?

As empresas optantes pelo regime de caixa devem oferecer para tributação apenas os valores das suas receitas efetivamente recebidas. Portanto, pelo regime de caixa, enquanto não houver o recebimento dos referidos valores, não haverá tributação, ainda que o título de crédito já esteja vencido, protestado, ou lançado como perda.

A opção pelo Regime de Caixa servirá exclusivamente para a apuração da base de cálculo mensal sobre a qual incidirá a alíquota para cálculo dos valores de tributos a pagar. 

O que diz a lei?

A Lei Complementar 123/2006, que instituiu o Simples Nacional, é clara em seu artigo 18, § 3°: a base de cálculo para a apuração dos tributos é a receita bruta total mensal (Regime de Competência). 

Isso significa que, independentemente de a empresa ter recebido ou não o pagamento de um cliente, ela deve considerar a receita no momento em que a venda ocorre ou que há a prestação do serviço.

Vamos a um exemplo prático: uma empresa do Simples Nacional emite uma nota fiscal de R$ 5.000,00 no dia 25 de janeiro, mas o cliente só irá pagar a fatura no dia 10 de fevereiro. Para a apuração dos impostos do mês de janeiro, a empresa deve incluir os R$ 5.000,00 na sua receita bruta de janeiro, mesmo que o dinheiro só vá entrar no mês seguinte.

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A exceção do regime de caixa

Embora a regra geral seja o regime de competência, a lei abre uma exceção. Pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEI) podem, opcionalmente, adotar o regime de caixa, desde que informem essa opção à Receita Federal. Nesse caso, a tributação ocorre com base nas receitas efetivamente recebidas no mês.

Apesar de parecer uma opção mais vantajosa por adiar o pagamento dos impostos, é preciso ter atenção. A empresa que opta pelo regime de caixa precisa fazer um controle rigoroso do que foi efetivamente recebido, além de manter um registro detalhado para evitar problemas com o Fisco. 

Além disso, a empresa precisa converter do regime de caixa para o de competência anualmente para fins de apuração do limite da receita bruta e para preenchimento da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

Por que a confusão?

A confusão entre os regimes de caixa e de competência no Simples Nacional se deve principalmente à coexistência das duas possibilidades. Ainda que uma seja a regra e a outra, a exceção. 

Muitos empreendedores e contadores, ao verem a possibilidade do regime de caixa, acabam interpretando-o como a forma padrão de apuração, o que pode levar a erros e autuações fiscais.

Portanto, a regra geral para o Simples Nacional é o regime de competência. Apenas em casos específicos e com a devida comunicação ao Fisco é possível adotar o regime de caixa. 

O conhecimento dessas regras é fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais e evite penalidades futuras.

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