Contratação de BPO: Confira os cinco erros mais comuns nesse processo

Empreender não é uma tarefa fácil. Muito menos, ter sucesso na gestão do negócio sem o auxílio de ferramentas que garantam a otimização e segurança do controle de dados financeiros e contábeis de uma empresa.

Nesse cenário, a busca pela terceirização das atividades financeiras – conhecida como Business Process Outsourcing (BPO) – vem se tornando o foco de investimento de muitas companhias, a fim de servir como forte apoio na tomada de decisões estratégicas.

Além de potencializar o desempenho da companhia no mercado, uma empresa especializada em tais serviços é extremamente importante para trazer uma estrutura de gestão financeira mais robusta à organização. Afinal, a falta de gerenciamento adequado é o motivo de falência de seis em cada dez negócios no país, segundo dados do IBGE.

Sendo assim, a única forma de driblar essa estatística é, sem dúvidas, contratando um parceiro com grande expertise no ramo, capaz de trazer os insights certos para otimizar os processos internos. Entretanto, é preciso fazer essa contratação com cuidado, evitando os cinco maiores erros abaixo:

#1 Terceirizar tarefas núcleo do seu negócio: 

O processo de terceirização das atividades financeiras de toda empresa deve estar focado no âmbito operacional do negócio e, não em seu núcleo de gestão. Afinal, apenas essa área terá a visão geral necessária para auxiliar na melhor tomada de decisões da companhia, com foco nos objetivos desejados.

#2 Não fornecer todos os detalhes necessários: 

A falta de fornecimento de todas as informações fiscais do negócio certamente irá comprometer a eficiência do processo de BPO. As companhias devem compartilhar todos os seus detalhes financeiros e suas particularidades, mesmo que demonstrem uma certa fragilidade da empresa. Só assim o parceiro terá capacidade de entender suas reais necessidades, lacunas e o que deve ser feito para prestar um serviço de qualidade.

#3 Superestimar a economia de custo: 

Muitos empreendedores buscam a terceirização de inúmeros serviços, acreditando que terão uma economia de custo. Mas, essa não é uma regra geral. Em qualquer trabalho prestado, sempre existirão pessoas na outra ponta operando com a mesma qualidade e empenho para trazer as metas desejadas. Por isso, não foque a busca pelo BPO na redução de gastos, pois ele demandará uma equipe preparada para suprir qualquer demanda inesperada.

#4 Iniciar a terceirização sem planejamento: 

Nenhuma estratégia organizacional alcançará os resultados desejados, sem planejamento. Na terceirização fiscal, é indispensável analisar e organizar todos os sistemas que serão utilizados, se a base cadastral está preparada e completa para ser repassada para o parceiro, assim como todos os outros dados necessários para o processo. A falta de preparo e estudo adequado, com certeza irá comprometer o andamento dos procedimentos.

#5 Não analisar o melhor modelo para o seu negócio: 

Toda empresa deve escolher o modelo de BPO mais adequado para o seu negócio. São diversas opções disponíveis no mercado, desde as mais completas até parciais voltadas à determinados setores, a serem adaptadas para cada negócio. Cada uma possui seu propósito e foco de atuação, que deve ser selecionado com base nas particularidades da empresa, seu ramo de atuação e o que desejam conquistar.

Muito mais do que uma empresa especializada, um prestador de serviços de BPO deve ser entendido, acima de tudo, como um parceiro para o negócio. Com grande expertise na gestão fiscal, a escolha certa deve ser baseada na confiança. Afinal, ele será o responsável não apenas por trazer mais segurança ao gerenciamento econômico da companhia, como seu consequente crescimento e destaque no mercado.

Por Renata Melloni, diretora do BPO financeiro, contábil e fiscal na b2finance

Presente no mercado há mais de 27 anos, a b2finance é uma empresa do canal SAP, representando a horizontal de BPO dentro da SAP no ERP SAP Business One.